Assistenz der Geschäftsführung - befristet (m/w/d/x)

Die Position ist vorerst befristet auf zwei Jahre.

Das erwartet dich bei uns:

• Du entlastest unsere Geschäftsführer*innen proaktiv und vorausschauend bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Du übernimmst die souveräne Planung, Koordination und Buchung von Terminen und Reisen.
• Du übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Meetings, fasst Themen nach, priorisierst eigenständig Termine und behältst dabei stets den Überblick.
• Du übernimmst die Kommunikation und Korrespondenz mit wichtigen internen und externen Geschäftspartner*innen wie Vermarktern, Kund*innen und verschiedenen Fachbereichen.
• Du unterstützt bei Projekten sowie Sonderaufgaben und wirst zu einer wichtigen Ansprechperson, die mit viel Empathie und Fingerspitzengefühl agiert.

Das solltest du mitbringen:

• Du bringst mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich mit, idealerweise auf Geschäftsführungsebene in der Medienbranche, einer Agentur oder hast einen Media-Backround.
• Du fühlst dich in einem agilen Agenturumfeld wohl und schaust über den Tellerrand.
• Du bist sehr gut organisiert, arbeitest strukturiert und kannst Aufgaben eigenständig priorisieren.
• Du hast ein sicheres Gespür für sensible Themen, eine schnelle Auffassungsgabe und kannst komplexe Zusammenhänge schnell erfassen. Absolute Diskretion ist für dich selbstverständlich.
• Du gehst proaktiv auf Menschen zu, sprichst Themen klar an und agierst als professionelle und souveräne Schnittstelle.
• Du bringst eine hohe Eigenmotivation mit, dich in neue Themen wie z.B. KI oder neue Tools einzuarbeiten.
• Eine selbstständige Arbeitsweise und die Bereitschaft, auch bei höherem Arbeitsaufkommen flexibel zu agieren und den Überblick zu behalten, zeichnen dich aus.
• Du beherrschst die gängigen MS Office-Anwendungen sicher, insbesondere bist du ein Profi in Outlook und kannst bei Bedarf auch in PowerPoint und Excel unterstützen.
• Du hast idealerweise bereits Erfahrung mit Online-Reisebuchungstools und digitalem Kreditkartenmanagement sowie mit DocuWare, awork und HubSpot.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Und das gibt’s obendrauf:

• Zentrales & modernes Büro
• Regelmäßige Mitarbeiter­updates
• Gestaltungs­spielraum
• Teamspirit & gemeinschaftliche Atmosphäre
• Coachings & Schulungen
• pilot Talent­schmiede & Onboarding
• Transparente Feedback­kultur
• Deutschlandticket-Zuschuss
• Massagen im Büro
• Zuschuss zur Fitnessclub-Mitglied­schaft
• International Exchange (LocalPlanet)
• Präsente zu Jubiläen & zum Ende der Probezeit
• Partys & Teamevents
• Soziales Engagement